ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ ΙΔΙΩΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΟΧΩΝ
1. Εισαγωγή
 
H ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ (στο εξής η «Εταιρεία» ή «εμείς») λαμβάνοντας σοβαρά υπόψη την ιδιωτικότητα και την ασφάλεια των προσωπικών πληροφοριών των εγγεγραμμένων μετόχων της, δεσμεύεται να χειρίζεται τα προσωπικά τους δεδομένα υπεύθυνα και σύμφωνα με το ισχύον Εθνικό και Ευρωπαϊκό Νομικό και Κανονιστικό Πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Η Εταιρεία, καθορίζοντας τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθίσταται Υπεύθυνος Επεξεργασίας των εν λόγω δεδομένων.
 
Η παρούσα Ειδοποίηση Ιδιωτικότητας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η Εταιρεία επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για τους νυν και πρώην εγγεγραμμένους μετόχους της και τους εκπροσώπους τους, για όσους αντλούν ή/και ασκούν δικαιώματα επί των μετοχών της Εταιρείας και των εκπροσώπων τους και για όσους συμμετέχουν με οποιαδήποτε ιδιότητα στις Γενικές Συνελεύσεις της Εταιρείας (στο εξής οι «Μέτοχοι»). 
 
2. Δεδομένα που υπόκεινται σε επεξεργασία
 
Η Εταιρεία, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, συλλέγει τα παρακάτω προσωπικά στοιχεία των Μετόχων της, στο πλαίσιο λειτουργίας της μετοχικής ιδιότητας και διεκπεραίωσης των εργασιών που διέπουν την μεταξύ τους σχέση:
  • Ονοματεπώνυμο
  • Προσωπικά ταυτοποιητικά στοιχεία και έγγραφα ταυτοποίησης (ενδεικτικά: Όνομα πατρός ή συζύγου, ημερομηνία γέννησης, υπηκοότητα)  
  • Το είδος και τα στοιχεία του πιστοποιητικού ταυτοποίησης (ενδεικτικά αντίγραφο δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου)
  • Κωδικός Αριθμός Μερίδας Επενδυτή (Κ.Α.Μ.Ε.)
  • Λογαριασμός Αξιών της Μερίδας
  • Προσωπικά φορολογικά στοιχεία, όπως Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ), αρμόδια Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (Δ.Ο.Υ), χώρα φορολογικής κατοικίας, καθώς και τυχόν ειδική φορολογική αντιμετώπιση
  • Επάγγελμα ή κύριο αντικείμενο εργασιών
  • Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμούς τηλεφώνου και φαξ, διεύθυνση, e-mail κ.λπ.)
  • Στοιχεία πληρεξουσίων
  • Αριθμό τραπεζικού λογαριασμού
  • Πληροφορίες σχετικά με συναλλακτική δραστηριότητα επί μετοχών
  • Στοιχεία των μετοχών και των δικαιωμάτων που κατέχουν επ’ αυτών 
  • Στοιχεία διαφόρων αιτημάτων που υποβάλλουν κατά καιρούς στην Εταιρεία
  • Υπογραφή
 
3. Πηγές συλλογής των προσωπικών δεδομένων
 
Τα προσωπικά δεδομένα των Μετόχων συλλέγονται μέσω ηλεκτρονικών αρχείων που λαμβάνει η Εταιρεία περιοδικά ή κατά περίπτωση από το Κεντρικό Αποθετήριο Αξιών, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις του νόμου και του Κανονισμού του Συστήματος Άυλων Τίτλων (ΣΑΤ) που εκδίδει η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, με πληροφορίες που αφορούν τη μετοχική  βάση της Εταιρείας και τις συναλλαγές επί μετοχών αυτής. 
 
Επιπλέον, προσωπικά στοιχεία Μετόχων διατίθενται απευθείας από τους ίδιους για τη διεκπεραίωση  θεμάτων που τους αφορούν, όπως στην περίπτωση της κληρονομικής διαδοχής, της συμμετοχής σε Γενικές Συνελεύσεις κ.τ.λ.
 
Οι Μέτοχοι είναι σημαντικό να μεριμνούν για την έγκαιρη επικαιροποίηση των στοιχείων τους, όταν υπάρχει  αλλαγή στα προσωπικά τους δεδομένα (π.χ. αλλαγή διεύθυνσης ή ταυτότητας), έτσι ώστε το Μητρώο Μετόχων να παραμένει διαρκώς ενημερωμένο και επίκαιρο. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται μέσω του Χειριστή της ατομικής τους μερίδας στο Σύστημα Άυλων Τίτλων του Αποθετηρίου (Σ.Α.Τ.).
 
4. Λόγοι επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων
 
Η Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα των Μετόχων που αναφέρονται ανωτέρω για τους ακόλουθους σκοπούς:
  • Για να είναι εφικτή η συμμετοχή και η άσκηση των δικαιωμάτων τους στις Γενικές Συνελεύσεις, επιβεβαιώνοντας την μετοχική τους ιδιότητα.
  • Για να διαχειρίζεται και να διατηρεί το Βιβλίο Μετόχων, σύμφωνα με τα όσα προβλέπονται από τις οικείες νομοθετικές διατάξεις.
  • Για τη διεκπεραίωση αιτημάτων που υποβάλλονται από τους Μετόχους στο πλαίσιο παρεχόμενων υπηρεσιών (π.χ. έκδοση βεβαιώσεων) από την Εταιρεία.
  • Για την παροχή διευκρινήσεων και απαντήσεων επί συγκεκριμένων ερωτημάτων ή αιτημάτων που απευθύνονται προς την Εταιρεία από τους Μετόχους  
  • Για συμμετοχή της Εταιρείας, ή άλλων εταιρειών του Ομίλου ΕΛΠΕ, σε δημόσιους και άλλους διαγωνισμούς.
  • Για παρακολούθηση των συναλλαγών επί των μετοχών της.
  • Για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών της που πηγάζουν από τη νομοθεσία για την πρόληψη οικονομικού εγκλήματος, νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και κινδύνου απάτης.
  • Για σκοπούς διεξαγωγής εξωχρηματιστηριακής μεταβίβασης των μετοχών της, λόγω κληρονομίας ή κληροδοσίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Αστικού Κώδικα και του Κανονισμού ΣΑΤ.
  • Για τη γνωστοποίηση στο Χρηματιστήριο Αθηνών συναλλαγών υπόχρεων προσώπων. 
  • Για τη δημοσίευση πράξεων και στοιχείων της Εταιρείας στο ΓΕΜΗ, στο Χρηματιστήριο Αθηνών ή στην ιστοσελίδα μας, όταν αυτό απαιτείται από το νόμο.
 
5. Νομική Βάση Επεξεργασίας
 
Η Εταιρεία επεξεργάζεται νόμιμα τα προσωπικά δεδομένα των Μετόχων και για κάθε επεξεργασία που εκτελεί υφίσταται τουλάχιστον μία από τις ακόλουθες Νομικές Βάσεις:
 
α. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εξυπηρέτηση των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας, εκτός εάν έναντι των συμφερόντων αυτών υπερισχύει το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 6 παρ. 1 στ’ του ΓΚΠΔ). Ενδεικτικό παράδειγμα η προσκόμιση αναλυτικού μετοχολογίου της ΕΛΠΕ  όταν αυτό απαιτείται για τη συμμετοχή της Εταιρείας, ή άλλων εταιρειών του Ομίλου ΕΛΠΕ σε δημόσιους διαγωνισμούς ή για την κατάθεση αιτήσεων για την υπαγωγή τους σε αναπτυξιακά προγράμματα.
 
β. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των συμβατικών υποχρεώσεων της Εταιρείας απέναντι στους Μετόχους (άρθρο 6 παρ. 1 β’ του ΓΚΠΔ), όπως είναι η διανομή του μερίσματος που αναλογεί στις μετοχές τους.
 
γ. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση της Εταιρείας με τις έννομες υποχρεώσεις της (άρθρο 6 παρ. 1 γ’ του ΓΚΠΔ). Παράδειγμα επεξεργασιών προσωπικών δεδομένων που αποτελούν έννομη υποχρέωση της Εταιρείας, είναι η διαβίβαση των δεδομένων των Μετόχων για την καταχώριση μετοχών τους στα αρχεία του ΣΑΤ στην περίπτωση εταιρικών πράξεων από τις οποίες προκύπτουν νέες αξίες ή δικαιώματα (δημιουργία αρχείου κατανομής δικαιούχων).
 
δ.  Η επεξεργασία πραγματοποιείται κατόπιν συγκατάθεσης των Μετόχων (άρθρο 6 παρ. 1 α’ του ΓΚΠΔ). Σε περιορισμένες περιπτώσεις, η Εταιρεία ενδέχεται να ζητήσει τη συγκατάθεσή τους με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια (opt – in) προτού προβεί σε συγκεκριμένες επεξεργασίες των προσωπικών δεδομένων των Μετόχων, όπως για παράδειγμα, τη χρήση φωτογραφιών τους σε έντυπο εταιρικό υλικό. Στις περιπτώσεις αυτές, ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει πρόσθετη και επαρκή πληροφόρηση για τη χρήση των προσωπικών τους δεδομένων, ώστε να μπορούν οι Μέτοχοι να αποφασίσουν εάν θα παράσχουν ή όχι τη συγκατάθεσή τους, καθώς και να την ανακαλέσουν οποτεδήποτε με επικοινωνία στο e-mail: DPO@helpe.gr.
 
Η ανάκληση της συγκατάθεσης δε θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεσή τους πριν από την ανάκλησή της.
 
6. Χρονικό διάστημα διατήρησης των Δεδομένων
 
Το χρονικό διάστημα διατήρησης προσωπικών δεδομένων των Μετόχων από την Εταιρεία, στο πλαίσιο της  μετοχική τους ιδιότητας, όπως αυτό περιγράφεται στις παραπάνω παραγράφους, καθορίζεται  για όλη τη διάρκεια ζωής της Εταιρείας και σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον θεσμικό πλαίσιο. Επιπλέον προσωπικά στοιχεία, που έχουν κατατεθεί για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών, όπως για παράδειγμα αυτή της κληρονομικής διαδοχής,  θα διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που ορίζει ο Νόμος, ή που απαιτείται για την εξυπηρέτηση των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας και του ομίλου ΕΛΠΕ, ή για την υπεράσπιση αυτής έναντι πιθανών δικαστικών ενεργειών για την επιδίωξη απαιτήσεων, καθώς και για την εκπλήρωση των συμβατικών της υποχρεώσεων.
 
7. Ασφάλεια Πληροφοριών
 
Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή φύλαξη όλων των προσωπικών δεδομένων και την αποφυγή τυχόν απώλειας, χρήσης ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε αυτά και περιορίζει την πρόσβαση σε άτομα που τη χρειάζονται αποκλειστικά για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. 
 
Τα πρόσωπα που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της Εταιρείας πράττουν ανάλογα με την εξουσιοδότηση που τους έχει δοθεί από την ίδια και δεσμεύονται ως προς την εμπιστευτικότητα των ενεργειών τους. Η Εταιρεία έχει θεσπίσει διαδικασίες για την αντιμετώπιση τυχόν παραβιάσεων ασφάλειας δεδομένων, προκειμένου να είναι σε θέση να συμμορφώνεται με τις νόμιμες υποχρεώσεις της σε αντίστοιχες περιπτώσεις. 
 
8. Διαβίβαση σε Τρίτους
 
Η Εταιρεία ενδέχεται να παρέχει πρόσβαση ή να διαβιβάζει τα προσωπικά δεδομένα των Μετόχων της σε:
 
Τρίτους παρόχους υπηρεσιών, οι οποίοι διενεργούν για λογαριασμό της Εταιρείας διάφορες υπηρεσίες, είτε λειτουργώντας ως υπεύθυνοι επεξεργασίας αυτοτελώς είτε από κοινού με την Εταιρεία, όπως σε εξωτερικούς συμβούλους, συνεργάτες, δικηγόρους, λογιστές, ελεγκτές, αλλά και παρόχους τεχνικών και υποστηρικτικών υπηρεσιών. 
 
Σ’ αυτές τις περιπτώσεις,  η εν λόγω επεξεργασία διεξάγεται υπό τον έλεγχό της Εταιρείας και μόνον κατ’ εντολή αυτής και υπόκειται στην ίδια πολιτική προστασίας της ιδιωτικότητας ή σε πολιτική του ίδιου τουλάχιστον επιπέδου προστασίας.
 
Φορολογικές, ελεγκτικές και άλλες δημόσιες αρχές, στο Χρηματιστήριο Αξιών Αθηνών, στο Κεντρικό Αποθετήριο Αξιών, στην Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, στο Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων και στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο, όταν θεωρεί με καλή πίστη ότι ο Νόμος ή άλλη κανονιστική πράξη την υποχρεώνει να παρέχει πρόσβαση ή να διαβιβάσει τα δεδομένα αυτά ή όταν η παροχή των στοιχείων απαιτείται για την εξυπηρέτηση των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας, η άλλων εταιριών του Ομίλου ΕΛΠΕ, όπως για τη συμμετοχή σε δημόσιους διαγωνισμούς ή την υποβολή αιτήσεων επιχορήγησης, με βάση τους εκάστοτε ισχύοντες αναπτυξιακούς νόμους.
 
Αρμόδιες αρχές επιβολής του Νόμου: Η Εταιρεία μπορεί να διαθέσει προσωπικά δεδομένα σε Αστυνομικές και άλλες αρμόδιες αρχές επιβολής του Νόμου ή Διοικητικές Αρχές, εφόσον αυτό απαιτείται από το Νόμο ή από οποιαδήποτε άλλη νόμιμη εκτελεστή πράξη ή εντολή.
 
Άλλες εταιρείες του Ομίλου ΕΛΠΕ, καθώς και σε συνεργαζόμενες τρίτες εταιρίες (πχ. σε μέλη Κοινοπραξιών ή ενώσεων εταιρειών) με σκοπό την παροχή ενημέρωσης για την εικόνα της Εταιρείας, η επιδίωξης έννομων συμφερόντων των παραπάνω συνδεδεμένων με αυτήν εταιρειών. 
 
Τυχόν διαβίβαση των δεδομένων αυτών σε τρίτες χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (δηλαδή εκτός κρατών – μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Νορβηγίας, Ισλανδίας, και του Λιχτενστάιν) θα γίνεται μόνο σε συμμόρφωση με το νομοθετικό πλαίσιο που αφορά στην προστασία των προσωπικών δεδομένων και μόνο όταν παρέχονται επαρκείς εγγυήσεις για την προστασία αυτών.
 
Εάν η Εταιρεία συγχωνευθεί ή εξαγορασθεί από άλλη επιχείρηση στο μέλλον, ενδεχομένως προσωπικά δεδομένα των Μετόχων να κοινολογηθούν στο πλαίσιο της ολοκλήρωσης της εν λόγω διαδικασίας.
 
9. Δικαιώματα Μετόχων 
 
Οι Μέτοχοι έχουν μια σειρά δικαιωμάτων, που απορρέουν από την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από την Εταιρεία. Ειδικότερα:
 
α) Δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής
 
Οι Μέτοχοι μπορούν να αιτηθούν ανά πάσα στιγμή, να ενημερωθούν σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα που τηρεί η Εταιρεία και να ζητήσουν την τροποποίηση, διόρθωση, επικαιροποίηση ή διαγραφή των πληροφοριών αυτών, εφόσον αυτά συλλέγονται απ’ ευθείας από την Εταιρεία. Ενδεχομένως να τους ζητηθούν συμπληρωματικές πληροφορίες για την επεξεργασία του αιτήματός τους, ωστόσο, εφόσον παρέχεται πρόσβαση στα δεδομένα που τηρεί η Εταιρεία , η παροχή αυτή θα γίνεται χωρίς κάποια οικονομική επιβάρυνση, εκτός εάν το αίτημά είναι προδήλως αβάσιμο ή καταχρηστικό. Σε περίπτωση αιτήματος για παράδοση μεγάλου αριθμού αντιγράφων των πληροφοριών αυτών, ενδέχεται οι Μέτοχοι να επιβαρυνθούν με το εύλογο διοικητικό κόστος. Σε περίπτωση που υπάρχει νόμιμο δικαίωμα άρνησης της Εταιρείας για τη διεκπεραίωση του αιτήματος, θα υπάρξει προς τους Μετόχους σαφής αιτιολόγηση για τους λόγους αυτής.  
 
β) Δικαίωμα εναντίωσης
 
Οι Μέτοχοι έχουν το δικαίωμα να εναντιωθούν στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, κυρίως όταν η επεξεργασία γίνεται για σκοπούς εννόμου συμφέροντος της Εταιρείας. Σ΄ αυτή την περίπτωση, η Εταιρεία θα πρέπει να συμμορφωθεί με την ένσταση αυτή και να σταματήσει τη συγκεκριμένη επεξεργασία, εκτός εάν, μπορεί να καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την συνέχιση αυτής, οι οποίοι θα υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των Μετόχων, όπως όταν γίνεται επεξεργασία για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας. Ενδεχόμενη εναντίωσή των Μετόχων σε επεξεργασίες που σχετίζονται με τη χορήγηση παροχών στους ίδιους  από την Εταιρεία και συνακόλουθη παύση των επεξεργασιών αυτών, πιθανώς να έχει ως αποτέλεσμα την αδυναμία της Εταιρείας να προβεί συνολικά στη χορήγηση των παροχών αυτών.
 
γ) Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
 
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι Μέτοχοι έχουν το δικαίωμα να περιορίσουν ή να καταργήσουν την περαιτέρω χρήση των προσωπικών τους δεδομένων. Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι η Εταιρεία μπορεί να αποθηκεύει τα προσωπικά τους δεδομένα, αλλά δε θα έχει τη δυνατότητα να τα επεξεργαστεί περαιτέρω, εκτός εάν η επεξεργασία αυτή γίνεται με τη συγκατάθεση των Μετόχων ή η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη είτε για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υπεράσπιση των νόμιμων αξιώσεων της Εταιρείας είτε για την προστασία των δικαιωμάτων άλλου προσώπου είτε για λόγους δημοσίου συμφέροντος. 
 
δ) Δικαίωμα στη φορητότητα
 
Οι Μέτοχοι έχουν το δικαίωμα να μεταφέρουν τα προσωπικά τους δεδομένα, τα οποία έχουν οι ίδιοι παράσχει στην Εταιρεία για επεξεργασία, σε άλλους υπευθύνους επεξεργασίας. Για την εξυπηρέτηση του δικαιώματός αυτού η Εταιρεία θα τους παρέχει τα δεδομένα σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο. Εναλλακτικά, μπορεί να τους αποσταλούν τα δεδομένα απευθείας για λογαριασμό τους. 
 
ε) Δικαίωμα καταγγελίας στην αρμόδια αρχή
Οι Μέτοχοι έχουν το δικαίωμα να προβούν σε καταγγελία ενώπιον της αρμόδιας εποπτικής αρχής, η οποία για την Ελλάδα είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Η επικοινωνία με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα μπορεί να γίνει με τους ακόλουθους τρόπους:
  • Ταχυδρομική Διεύθυνση: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Γραφεία: Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα
  • Τηλεφωνικό Κέντρο: +30-210 6475600
  • Fax: +30-210 6475628
  • Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείοcomplaints@dpa.gr
  • Αυτοπρόσωπη υποβολή: Στα γραφεία της Αρχής , 1ος όροφος, στο Γραφείο Πρωτοκόλλου και ώρες 09:00-13:00.
 
Επικοινωνία
Για  οποιαδήποτε απορία σχετικά με την παρούσα Ειδοποίηση, παρακαλούμε επικοινωνήστε με την Εταιρεία είτε τηλεφωνικά στο 210 6302252 είτε αποστέλλοντας e-mail στο DPO@helpe.gr.